Le FUM3 s'est appuyé sur la réussite du FUM2 qui a eu lieu à Barcelone, en Espagne, en 2004. De concert avec ONU-HABITAT, le Canada a pris le leadership et, par le truchement d'une campagne de promotion et de communication, s'est employé à sensibiliser le public à l'importance de faire bouger les choses à l'échelle locale et au défi que cela représente. Le Forum urbain mondial est une conférence internationale unique, ouverte à tous et pas seulement aux dignitaires. Dans le but de rendre l'événement encore plus interactif et inclusif, selon le vœu d'ONU-HABITAT, le Canada a adopté diverses stratégies pour favoriser la participation la plus étendue possible.  

Au sein du gouvernement du Canada, on a mis en place un secrétariat, relevant de la ministre responsable du Logement, dont la tâche était de coordonner les responsabilités du Canada en tant qu'hôte du Forum, en étroite collaboration avec les autres ministères et organismes fédéraux, ainsi que les partenaires municipaux canadiens.

Le gouvernement a aussi fait appel à la Fondation GLOBE de Vancouver pour gérer les besoins du Forum en matière de logistique.

Le secrétariat et GLOBE ont créé un site Web fournissant des renseignements pratiques sur le Forum et ont diffusé des bulletins d'information à plus de 20 000 personnes à travers le monde.

Pour assurer l'inclusion d'un large éventail de partenaires canadiens, le gouvernement a créé un Comité consultatif national, composé de 40 membres représentant divers secteurs et régions du Canada. Ce comité était présidé par Huguette Labelle, présidente de Transparency International et chancelière de l'Université d'Ottawa, et par l'honorable Michael Harcourt, ancien premier ministre de la Colombie-Britannique et maire de Vancouver. Le comité donnait son avis sur les thèmes, les plans et le programme présentés par le Canada à ONU-HABITAT.

Avec l'appui du gouvernement fédéral, on a aussi mis sur pied un réseau local de partenaires - le Groupe de travail de Vancouver (GTV) - qui s'est employé à mobiliser les acteurs de tous les milieux locaux et à susciter leur enthousiasme. Le Groupe de travail est parvenu à intéresser plus de 50 organismes des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux, du milieu universitaire, du secteur privé et d'autres secteurs non gouvernementaux. Tous ces organismes ont participé à la préparation du FUM3 en offrant conseils, ressources et résultats de recherches et en suscitant un intérêt pour le Forum chez leurs partenaires. On a ainsi pu produire une série de documents de travail sur les enjeux urbains dans le cadre d'un partenariat entre la province de la Colombie-Britannique, l'Environmental Youth Alliance, l'Université de la Colombie-Britannique, l'Université Simon Fraser, l'Institut canadien des urbanistes, le Centre international pour le développement durable des villes, pour ne citer que ces partenaires.  

Le GTV a aussi coordonné l'organisation d'événements locaux qui ont eu lieu en marge du FUM3, comme le World Youth Forum et le Congrès mondial de l'urbanisme. En outre, des déjeuners mensuels parrainés par le District régional de Vancouver ont permis de communiquer de l'information, de sensibiliser le milieu et susciter l'enthousiasme des gens pour le FUM3. La décision du District régional de continuer à soutenir financièrement cette série de déjeuners est un exemple de la marque qu'a laissée le FUM3 au niveau local. Les spécialistes de la durabilité pourront continuer de travailler en réseau et d'apprendre les uns des autres.  

Le gouvernement du Canada a aussi développé le Projet d'écologisation du FUM3. Le projet Climate Legacy du FUM3 visait à en faire un événement neutre en carbone en compensant les émissions de gaz à effet de serre par l'achat de crédits de réduction d'émissions. La stratégie d'approvisionnement écologique du FUM3 a permis de réduire l'empreinte écologique de l'événement : des matériaux naturels et recyclés ont été utilisés dans la fabrication des sacs et du matériel de la conférence et les autocars ont été alimentés dans une proportion d'au moins 75 % au biodiésel B5 et B100. Les participants ont reçu des laissez-passer leur donnant gratuitement accès au réseau de transports en commun; les sacs des participants ont été fabriqués par la société Mothercraft, un groupement de femmes autochtones vivant dans les villes. Meeting Strategies Worldwide Inc. a évalué les résultats de cette stratégie et accordé une Certification MeetGreen 4 étoiles au FUM3, faisant de lui l'événement vert le mieux coté selon ce processus d'évaluation.

Pour le Canada, la stratégie d'écologisation du FUM3 pourra être un modèle à suivre lors des Jeux Olympiques de 2010 qui auront lieu à Vancouver.

Le Canada et ONU-HABITAT ont convenu que la participation des représentants municipaux était essentielle à la réussite du FUM3. Le Forum devait présenter un intérêt pour eux, et en particulier pour les maires. C'est pourquoi, au moment d'élaborer le programme, et surtout de planifier les principales séances destinées aux administrations municipales, le gouvernement du Canada a fait appel à la Fédération canadienne des municipalités qui a collaboré étroitement avec le secrétariat de Cités et Gouvernements Locaux Unis à Barcelone. Ensemble, ils ont organisé la table ronde des maires, intégré le Village global des municipalités à l'exposition, conçu une série de séances de formation et décidé de consacrer une journée du Forum aux administrations municipales.

Reconnaissant l'importance des gouvernements infranationaux dans la durabilité locale et la valeur des partenariats entre les divers ordres de gouvernement, le Canada a invité les ministres provinciaux et territoriaux responsables des affaires municipales à participer aux travaux de préparation du FUM3. Lors de leur séjour à Vancouver pendant le Forum, ces ministres ont aussi tenu des rencontres parallèles avec le ministre des Transports, de l'Infrastructure et des Collectivités du Canada, Lawrence Cannon, puis ils ont participé à la table ronde des ministres le 19 juin.

Pour satisfaire au souhait d'ONU-HABITAT d'avoir un événement « aussi inclusif que possible », le gouvernement du Canada a accordé un soutien financier au FUM3, ainsi qu'à d'autres partenaires, dans le but de favoriser une participation plus étendue et plus équilibrée. Cet argent a permis à des centaines de citoyens de pays en voie de développement de participer au Forum. D'autres gouvernements ont également apporté leur soutien financier pour permettre à d'autres participants de se rendre à Vancouver.

Il était important d'assurer une participation équilibrée, répartie selon les régions, les secteurs et le sexe. Le Canada, les donateurs, ONU-HABITAT et les principales ONG ont su attirer les intervenants du domaine urbain en grand nombre. Des ministres de plus de 50 pays et des centaines de maires ont assisté au Forum. Un nombre sans précédent de gens se sont rendus à Vancouver  : des jeunes, des Autochtones, des représentants du secteur privé, d'établissements d'enseignement, d'organisations non gouvernementales et de groupes de femmes.

Pour faciliter au maximum les échanges au FUM3, le Canada, avec l'aide de la Chine et de la Russie, a mis sur pied un important service d'interprétation. Ainsi, plus des deux tiers des 200 séances ont été offertes en deux langues ou plus. La presque totalité des séances plénières ont été disponibles dans les six langues officielles des Nations Unies.